Эксплуатационная документация

Эксплуатационная документация
медицинского изделия

Эксплуатационная документация производителя (изготовителя) представляет собой набор документов, разработанных с целью ознакомления потребителя с медицинским изделием. Эти документы регламентируют условия и правила эксплуатации, включая использование по назначению, техническое обслуживание, текущий ремонт, хранение и транспортировку. Они также содержат гарантированные производителем (изготовителем) значения основных параметров и характеристик медицинского изделия, а также информацию о гарантийных обязательствах и его утилизации или уничтожении.

Данное определение эксплуатационной документации приведено в пункте 4 Правил государственной регистрации медицинских изделий (ПП РФ 1416), утвержденных постановлением правительства РФ от 27 декабря 2012 года.

Эксплуатационная документация позволяет потребителю изучить все аспекты, связанные с использованием медицинского изделия, и обеспечить его безопасное и эффективное использование на всех этапах жизненного цикла.

Согласно требованиям Правил регистрации, текст эксплуатационной документации должен быть оценен Росздравнадзором и подведомственными экспертными организациями (ФГБУ «НИК», ФГБУ «ВНИИИМТ») в процессе государственной регистрации и экспертизы. Предоставление эксплуатационной документации в составе регистрационных документов является обязательным в соответствии с требованиями пункта «г» пункта 10 Правил регистрации.

Требования к эксплуатационной документации медицинского изделия

Требования к составу

Требования к составу эксплуатационной документации определены в разделе III Требований к содержанию технической и эксплуатационной документации производителя (изготовителя) медицинского изделия, утвержденных приказом Министерства здравоохранения РФ от 19 января 2017 года № 11н (Приказ 11н).

В соответствии с классификацией медицинского изделия, Приказом 11н установлены различные требования к составу эксплуатационной документации.

Общие требования

Эксплуатационная документация для всех медицинских изделий, за исключением программного обеспечения, которое также является медицинским изделием, должна содержать следующую информацию:

  •  Наименование медицинского изделия.
  •  Полное и сокращенное наименование производителя (изготовителя), включая фирменное наименование, организационно-правовую форму (для юридических лиц), адрес места нахождения или фамилию, имя и отчество, реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства индивидуального предпринимателя (для ИП), номера телефонов и адрес электронной почты юридического лица или индивидуального предпринимателя. Для уполномоченного представителя производителя (изготовителя) медицинского изделия также должны быть указаны полное и сокращенное наименование, фирменное наименование, организационно-правовая форма юридического лица, адрес (место нахождения), номера телефонов и адрес электронной почты юридического лица.
  •  Назначение медицинского изделия с указанием потенциального потребителя (например, медицинский работник, пациент и т.д.).
  •  Функциональные характеристики и назначение медицинского изделия.
  •  Риски, противопоказания, ожидаемые и предсказуемые побочные эффекты, связанные с применением медицинского изделия по назначению.
  •  Технические характеристики медицинского изделия.
  •  Описание принадлежностей, медицинских изделий или изделий, не являющихся медицинскими, но предусмотренных для использования в комбинации с медицинским изделием.
  •  Информация о наличии лекарственного средства для медицинского применения, материалов животного/человеческого происхождения в медицинском изделии.
  •  Порядок установки, монтажа, настройки, калибровки и других действий, необходимых для ввода медицинск.
  •  Инструкции по установке, монтажу, настройке, калибровке и другим необходимым действиям для ввода медицинского изделия в эксплуатацию.
  •  Требования к помещениям, где планируется установка или монтаж медицинского изделия, а также требования к подготовке и квалификации персонала, осуществляющего установку или монтаж.
  •  Информация для проверки правильности установки или монтажа медицинского изделия и готовности его к безопасной эксплуатации, включая:
  •  Объем и периодичность технического обслуживания, включая очистку и дезинфекцию.
  •  Перечень предоставленных производителем (изготовителем) сведений, ключей, паролей доступа, программ и других необходимых материалов для установки, наладки, эксплуатации и технического обслуживания.
  •  Перечень расходных материалов (компонентов, реагентов) и процедуры их применения и замены.
  •  Необходимость калибровки для обеспечения правильной и безопасной работы медицинского изделия в течение его срока службы.
  •  Методы снижения рисков, связанных с установкой, калибровкой или техническим обслуживанием.
  •  Инструкции по установке, наладке, настройке, калибровке и другим необходимым действиям для ввода медицинского изделия в эксплуатацию и его правильной эксплуатации.
  •  Информация о ключевых характеристиках эксплуатации, условиях транспортировки и хранения (температура, влажность, освещение, воздействие вибраций и т. д.).
  •  Перечень применяемых национальных стандартов, установленных производителем (изготовителем).
  •  Информация о стерильном состоянии медицинского изделия, методе его стерилизации и процедурах при нарушении стерильной упаковки (если изделие поставляется в стерильном виде) или необходимости стерилизации перед использованием (если изделие поставляется нестерильным).
  •  Инструкции по обработке медицинского изделия для повторного использования, включая очистку, дезинфекцию, упаковку и, при необходимости, повторную стерилизацию (для изделий, предназначенных для многоразового использования), а также критерии, указывающие на непригодность изделия для использования.
  •  Информация, необходимая для идентификации медицинских изделий и обеспечения безопасной комбинации при их совместном использовании, а также известные ограничения по совместному использованию.
  •  Информация о характере, типе, интенсивности и распределении излучения (электромагнитного, ионизирующего и других видов) от медицинского изделия, а также о методах защиты потребителей и третьих лиц от непреднамеренного излучения в процессе эксплуатации изделия.
  •  Информация о мерах предосторожности, принимаемых при:
  • Неисправности медицинского изделия, сбое или отклонении в его функционировании, которые могут повлиять на безопасность.

    Воздействии внешних факторов на функционирование медицинского изделия, таких как комбинированное использование с другими медицинскими изделиями/оборудованием или предсказуемые факторы, включая электромагнитные поля, электростатические разряды, излучение (электромагнитное, ионизирующее и др.), атмосферное давление и его изменения, влажность и температура воздуха.

    Риске электромагнитных помех, создаваемых медицинским изделием для других медицинских изделий, оборудования и средств связи в процессе диагностики, лечения или в нормальных условиях использования (например, электромагнитное излучение медицинского изделия, влияющее на другое оборудование).

  •  Предупреждения и меры предосторожности, которые должен принимать потребитель при использовании медицинского изделия, содержащего лекарственное средство для медицинского применения, материалы животного или человеческого происхождения, а также материалы, которые являются канцерогенными, мутагенными или токсичными и могут вызвать сенсибилизацию, аллергическую реакцию или отрицательное влияние на репродуктивную функцию.
  •  Предупреждения и меры предосторожности, которые должен принимать потребитель при утилизации медицинского изделия, аксессуаров и расходных материалов, используемых с ним, включая информацию об инфекционной, микробиологической, экологической и физической опасности, связанной с изделием.
  •  Информация о ситуациях, в которых потребитель должен проконсультироваться с медицинским работником.
  •  Информация о дате первого выпуска или последней редакции эксплуатационной документации.
  •  Процедуру и условия утилизации или уничтожения медицинского изделия.

 

Требования к медицинским изделиям для диагностики in vitro

Учитывая специфику программного обеспечения, которое является медицинским изделием, Приказом 11н установлены особые требования к эксплуатационной документации для таких изделий. Эта документация должна включать следующую информацию:
  •  Наименование программного обеспечения и другую идентифицирующую информацию, включая варианты исполнения и версию ПО. Документация должна разъяснять порядок нумерации версий.
  •  Сведения о разработчике программного обеспечения, такие как полное и сокращенное наименования, фирменное наименование (если есть), организационно-правовая форма (для юридических лиц), адрес места нахождения, а также контактные данные разработчика.
  •  Сведения о производителе (изготовителе) программного обеспечения, включая полное и сокращенное наименования, фирменное наименование (если есть), организационно-правовую форму (для юридических лиц), адрес места нахождения и контактные данные.
  •  Информацию об уполномоченном представителе производителя программного обеспечения, включая полное и сокращенное наименование, фирменное наименование (если есть), организационно-правовую форму (для юридических лиц), адрес места нахождения и контактные данные.
  •  Сведения о назначении программного обеспечения и его принципах работы.
  •  Информацию о потенциальных потребителях (пользователях) программного обеспечения.
  •  Сведения о функции интерпретации, источнике данных, аппаратной платформе и доступе к программному обеспечению.
  •  Информацию о классификации программного обеспечения в соответствии с номенклатурной классификацией медицинских изделий, включая указание значимости результатов интерпретации и условий применения ПО.
  •  Сведения о наличии или отсутствии технологий искусственного интеллекта в программном обеспечении и их описание.
  •  Описание составных частей, модулей и блоков программного обеспечения.
  •  Информацию о возможных изменениях программного обеспечения, влияющих или не влияющих на его функциональное назначение и принцип работы.
  •  Информацию о способе получения информации о текущей версии программного обеспечения и процедуре его обновления.
  •  Характеристики принадлежностей программного обеспечения и специального оборудования, тестовых баз данных, разработанных производителем для использования с медицинским программным обеспечением.
  •  Перечень рисков для потребителя, выявленных в процессе анализа риска.
  •  Технические характеристики программного обеспечения.
  •  Аппаратные системные требования для функционирования программного обеспечения, такие как поддерживаемые операционные системы, аппаратные платформы, требуемая оперативная память, дисковое пространство и другие требования к аппаратным средствам.
  •  Информацию о протоколах обмена данными для использования программного обеспечения с другими медицинскими изделиями или принадлежностями.
  •  Сведения о процедуре установки и удаления программного обеспечения.
  •  Требования к квалификации лиц, осуществляющих установку ПО.
  •  Данные о маркировке и упаковке программного обеспечения.
  •  Информацию для идентификации безопасной комбинации программного обеспечения и известных ограничениях по совместному использованию с другими медицинскими изделиями или принадлежностями.
  •  Информацию о мерах предосторожности при возможных ошибках и сбоях программного обеспечения.
  •  Информацию о обстоятельствах, когда пользователь должен проконсультироваться с медицинским работником или службой технической поддержки.
  •  Информацию о технической поддержке и сопровождении программного обеспечения.
  •  Информация о мерах и средствах защиты от несанкционированного доступа к программному обеспечению и об обеспечении его кибербезопасности включает:
  •  Сведения обо всех возможных рисках в отношении кибербезопасности, включая идентификацию активов, угроз и уязвимостей.
  •  Сведения о порядке ограничения доступа для всех возможных уровней и методов, которыми такое ограничение достигается. Это может включать доступ только для доверенных пользователей и использование аутентификации пользователей.
  •  Оценка степени и возможности влияния угроз и уязвимостей на функциональность программного обеспечения и потенциальных пользователей.
  •  Использование автоматических методов синхронизации для завершения сеансов в системе, если это требуется для среды использования программного обеспечения.
  •  Применение многоуровневой модели авторизации и дифференциации прав на основе роли пользователя или роли устройства.
  •  Использование технических и программных средств защиты.
  •  Порядок проведения процедуры аутентификации пользователя перед разрешением обновлений программного обеспечения, включая операционную систему и приложения.
  •  Необходимость использования систематических процедур для авторизованных пользователей при установке и обновлении программного обеспечения.
  •  Необходимость использования средств защиты от вредоносных программ (антивирусного программного обеспечения), если такие средства не предусмотрены производителем программного обеспечения, которое должно использоваться совместно с другим программным обеспечением.
  •  Использование средств криптографической защиты информации программного обеспечения.
  •  Необходимость использования функции архивирования и резервного копирования данных на серверах организации с помощью аутентифицированного привилегированного пользователя.
  •  Средства, применяемые для защиты от незаконного распространения программного обеспечения.
  •  Информация о клинических рекомендациях, используемых алгоритмом программного обеспечения.
  •  Перечень национальных и межгосударственных стандартов, которыми руководствуется производитель программного обеспечения.
  •  Информация о первоначальном выпуске или последнем пересмотре эксплуатационной документации на программное обеспечение.

Эти сведения помогут потребителю оценить уровень защиты программного обеспечения и его соответствие требованиям по кибербезопасности.

В случае, когда некоторые требования из Приказа 11н неприменимы к конкретному медицинскому изделию, необходимо указать о неприменимости этих требований в соответствующем разделе эксплуатационной документации. При этом важно обосновать причину неприменимости требования.

При направлении запроса Росздравнадзора о необходимости пояснения причины отсутствия пункта требований, рекомендуется предоставить подробное объяснение и аргументацию, почему требование не применимо к конкретному медицинскому изделию. Это может быть связано с особенностями функциональности, техническими ограничениями или другими обстоятельствами, которые делают невозможным или нецелесообразным применение требования в данном случае.

Важно подчеркнуть, что причины неприменимости требований должны быть обоснованы и основаны на реальных технических или функциональных ограничениях медицинского изделия.

Требования к предоставлению эксплуатационной документации

Разработка технической документации для медицинского изделия является критическим этапом в процессе государственной регистрации. Эта документация определяет характеристики изделия, которые обеспечивают его качество, безопасность и эффективность.

В ходе испытаний в аккредитованных лабораториях подтверждается соответствие медицинского изделия технической документации, а также оценивается соответствие эксплуатационной документации требованиям. После подачи регистрационного досье в Росздравнадзор, будет проведена проверка соответствия технической документации требованиям применимых стандартов и нормативных документов.

Таким образом, техническая документация является фундаментом всего процесса регистрации. Ее разработка требует привлечения высококвалифицированных специалистов с широкими компетенциями и опытом. Именно поэтому услуги по разработке технической документации являются востребованными, особенно для тех, кто самостоятельно осуществляет регистрацию медицинских изделий, но не обладает опытом разработки необходимых документов для регистрационного досье в Росздравнадзоре.

Наша компания предоставляет услуги по разработке технической документации для медицинских изделий всех классов риска, включая in vitro диагностику и медицинское программное обеспечение.